¿Qué es un Inventario? Definición, concepto y tipos en Contabilidad

La gestión del inventario se ha convertido en una necesidad clave para cualquier empresa en este 2022. Este artículo describe qué es, analizando su definición, los muchos tipos de inventario, proporciona ejemplos del mundo real. Comprender las mejores prácticas y las técnicas de análisis lo ayudará a mejorar la contabilidad de su empresa obtener el mejor retorno de la inversión (ROI).

Primero de todo, ¿Qué es un inventario? ¿Qué significa? veámoslo a continuación…

¿Qué es el inventario?

El concepto de inventario se refiere la contabilidazación de artículos, componentes y materias primas que una empresa utiliza en la producción o vende.

El verbo «inventariar» se refiere al acto de contar o enumerar artículos. En contabilidad, el inventario se refiere a todos los productos en las distintas etapas de producción y es un activo corriente. Al mantener artículos, tanto los minoristas como los fabricantes pueden seguir vendiendo o fabricando artículos. Se trata de un activo importante para la mayoría de las empresas. Sin embargo, si bien es un activo en el balance general, demasiado stock puede convertirse en un pasivo práctico.

Inventario Perpetuo

El sistema de inventario perpetuo registra inmediatamente la venta o compra de inventario en tiempo real. El método de inventario perpetuo registra la actividad del producto utilizando software electrónico, como un sistema POS.

Cuando se integra con la gestión de inventario y las soluciones de pedidos, las empresas pueden ver un desglose completo de las variaciones y niveles de inventario. El inventario perpetuo

También actualiza el costo de los bienes vendidos (COGS) a medida que se completa cada transacción.
Por lo tanto, las empresas pueden verificar su sistema de inventario perpetuo en cualquier momento para ver niveles de inventario precisos y en tiempo real, suponiendo que no haya robos ni discrepancias.

Inventario Periódico

El inventario periódico es uno de los sistemas más comunes en la gestión y contabilización de inventarios. Se trata de un proceso de contabilización manual que se realiza de manera periódica, estableciendo así fechas para realización del mismo.

De este modo dicho inventario puede ser realizado cada mes, bimensual o semanal. La organización del almacén juega un papel fundamental para que la contabilización de existencias pueda llevarse a cabo de la mejor manera.

Tipos de un Inventario de una empresa

A continuación veremos 13 ejemplos de inventarios aplicados a la empresa:

  1. Materias primas: Las materias primas son los materiales que utiliza una empresa para crear y terminar productos. Cuando se completa el producto, las materias primas suelen ser irreconocibles de su forma original, como el aceite utilizado para crear champú.
  2. Componentes: Los componentes son similares a las materias primas en que son los materiales que una empresa utiliza para crear y terminar productos, excepto que permanecen reconocibles cuando el producto está terminado, como un tornillo.
  3. Trabajo en curso (WIP): el inventario WIP se refiere a artículos en producción e incluye materias primas o componentes, mano de obra, gastos generales e incluso materiales de embalaje.
  4. Productos terminados: los productos terminados son artículos que están listos para venderse.
  5. Bienes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO): MRO es un inventario, a menudo en forma de suministros, que respalda la fabricación de un producto o el mantenimiento de una empresa.
  6. Materiales de embalaje y embalaje: Hay tres tipos de materiales de embalaje. El embalaje primario protege el producto y lo hace utilizable. El embalaje secundario es el embalaje del producto terminado y puede incluir etiquetas o información de SKU. El tipo terciario de embalaje es el embalaje a granel para el transporte.
  7. Stock de seguridad y stock de anticipación: el stock de seguridad es el inventario adicional que una empresa compra y almacena para cubrir eventos inesperados. Las existencias de seguridad tienen costos de mantenimiento, pero respaldan la satisfacción del cliente. De manera similar, el stock de anticipación comprende materias primas o artículos terminados que una empresa compra en función de las tendencias de ventas y producción. Si el precio de una materia prima está subiendo o se acerca el momento pico de ventas, una empresa puede comprar mercancía de seguridad.
  8. De desacoplamiento: Inventario de desacoplamiento es el término utilizado para artículos adicionales o WIP que se mantienen en cada estación de la línea de producción para evitar paros laborales. Desacoplar el inventario es útil si partes de la línea funcionan a diferentes velocidades y solo se aplica a las empresas que fabrican bienes. Considerando que todas las empresas pueden tener stock de seguridad.
  9. Cíclico : las empresas ordenan el stock cíclico en lotes para obtener la cantidad correcta de stock al menor costo de almacenamiento.
  10. De servicios: un concepto de contabilidad de gestión, el inventario de servicios se refiere a la cantidad de servicios que una empresa puede proporcionar en un período determinado. Un hotel con 10 habitaciones, por ejemplo, tiene un inventario de servicios de 70 estancias de una noche en una semana determinada.
  11. De tránsito: también conocido como de tubería, el inventario de tránsito es el stock que se mueve entre el fabricante, los almacenes y los centros de distribución. Puede tardar semanas en moverse entre las instalaciones.
  12.  Teórico: también llamado de libros, es la cantidad mínima de stock que una empresa necesita para completar un proceso sin esperar. Se utiliza principalmente en la producción y la industria alimentaria. Se mide utilizando la fórmula real frente a la teórica .
  13. Exceso de inventario: también conocido como obsoleto, son bienes o materias primas sin vender o sin usar. Una empresa no espera usar o vender estas acciones, pero debe pagar para almacenarlas.

Inventario en contabilidad

La contabilidad de inventario es la práctica de valorar correctamente este activo comercial, de modo que pueda documentarse adecuadamente en los registros financieros de fin de año.

El inventario en contabilidad no es simplemente stock que aún no se ha vendido, es un activo comercial y debe tratarse legalmente como tal.

Se considera un elemento peligroso en el balance. El riesgo incluso aumenta si el negocio opera en el sector manufacturero. La razón es que se espera que los negocios que operan en el segmento de fabricación tengan una mayor cantidad de materia prima, trabajo en proceso y productos terminados.

¿Qué es el inventario de fabricación?

El inventario de fabricación consta de artículos en stock, materias primas y los componentes utilizados para fabricar bienes. Los fabricantes siguen de cerca los niveles de inventario para asegurarse de que no haya escasez que pueda detener el trabajo.

La contabilidad divide el stock de fabricación en materias primas, WIP y productos terminados porque cada tipo tiene un costo diferente. Las materias primas suelen costar menos por unidad que los artículos terminados.

¿Qué significa el inventario en la industria de servicios?

Cada empresa tiene acciones que respaldan su actividad habitual. Para las empresas de servicios, es intangible. El inventario de un bufete de abogados, por ejemplo, incluye sus archivos. El papel en el que imprimir documentos legales es el MRO de la empresa.

La importancia del control de inventarios

El control de inventario ayuda a las empresas a comprar la cantidad adecuada en el momento adecuado. También llamado control de existencias, el proceso ayuda a optimizar todos los niveles, reduce los costos de almacenamiento y evita el desabastecimiento.

Por esta razón no debemos apoyarnos solo en un Excel, sino en un ERP o software como Holded que nos ayude a controlar todas nuestras existencias. Si quieres conocer más acerca de los mejores softwares para inventarios visita este post.

Prácticas recomendadas

Las mejores prácticas incluyen una gestión cuidadosa de todas las partes involucradas. El negocio que dice «Si no puede medirlo, no puede administrarlo» se aplica aquí. La primera práctica recomendada es realizar un seguimiento. Otros incluyen:

  • Carry Safety Stock: también conocido como stock de reserva, estos productos ayudan a evitar que las empresas se queden sin materiales o artículos de alta demanda. Una vez que las empresas agotan su oferta calculada, las existencias de seguridad sirven como respaldo en caso de que el nivel de demanda aumente inesperadamente.
  • Invierta en un programa de gestión de inventario basado en la nube : estos sistemas permiten a las empresas saber en tiempo real dónde se encuentran todos los productos y SKU a nivel mundial. Estos datos ayudan a una organización a ser más receptiva, actualizada y flexible. ¡USAR EL EXCEL NO ES UNA OPCIÓN!
  • Inicie un programa de conteo cíclico ahorre tiempo, dinero y clientes. Los beneficios del recuento cíclico se extienden mucho más allá del almacén al mantener las existencias reconciliadas y los clientes contentos.
  • Usar seguimiento de lote / lote : registre la información asociada con cada lote o lote de un producto. Algunas empresas registran detalles precisos, como las fechas de vencimiento, que brindan información sobre las fechas de venta de sus productos. Las empresas que no tienen productos perecederos utilizan el seguimiento de lotes / lotes para comprender los costos de desembarque o la vida útil de sus productos.
Prácticas recomendadas en la gestión del inventario

¿Qué es el proceso de inventario?

Un proceso que rastrea el stock a medida que las empresas lo reciben, almacenan, administran y retiran o consumen como trabajo en progreso. Básicamente, es el ciclo de vida de los bienes y materias primas.

¿Qué es el conteo de inventario?

Un recuento de inventario o contaeo es el acto físico de contar los artículos almacenados o almacenados. Un recuento de stock también verifica el estado de los artículos. Para fines contables, ayudan a evaluar los activos y las deudas.

Los recuentos lo ayudan a comprender qué existencias se están moviendo bien. Los gerentes pueden usar esa información para pronosticar las necesidades de existencias y administrar los presupuestos.

Métodos de registro de Mercancías

Los dos métodos de registro son periódicos y perpetuos. En el inventario periódico, cuenta las existencias en momentos específicos y agrega los totales al libro mayor. En el método perpetuo, registra los cambios en las existencias a medida que ocurren.

Aunque cualquier tipo de empresa puede utilizar este modelo, las organizaciones pequeñas lo utilizan con frecuencia, especialmente cuando no hay planes para escalar el negocio. El método periódico no requiere ningún software o equipo especial. Las organizaciones suelen utilizar escáneres y dispositivos de punto de venta (POS) para realizar el recuento en tiempo real.

¿Qué es la rotación de Stock?

La rotación de inventarios es la cantidad de veces que una empresa vende o usa un artículo en un período de tiempo específico.

El número puede revelar si una empresa tiene demasiado stock disponible. Para determinar la rotación, use las siguientes ecuaciones:

Inventario promedio = ( inicial + final ) / 2

Rotación de inventario = Ventas + Inventario promedio

Si aún no sabes calcular el inventario final, te recomiendo ver este post.

¿Qué es el análisis de inventario?

El análisis de inventario es el estudio de cómo cambia la demanda de productos a lo largo del tiempo. Este análisis ayuda a las empresas a almacenar la cantidad correcta de bienes y a proyectar cuánto desearán los clientes en el futuro.

Un método bien conocido para realizar análisis de inventario es el análisis ABC. Para realizar un análisis ABC, agrupe los productos en tres categorías:

  • A: incluye los productos más vendidos que requieren el menor espacio y costo de almacenamiento. Muchos expertos dicen que esto representa aproximadamente el 20% de su stock.
  • B: los artículos B se mueven a un ritmo similar al de los artículos A, pero cuestan más almacenarlos. Generalmente, esto representa alrededor del 40% de su stock.
  • C: el resto de sus existencias cuesta más almacenar y devuelve las ganancias más bajas. El modelo C representa el otro 40% de su stock.

El análisis ABC aprovecha el principio de Pareto, o 80/20, y debería revelar el 20% de su inventario que obtiene el 80% de sus ganancias. Una empresa querrá centrarse en estos elementos para aumentar las ventas y los márgenes de beneficio neto.

¿Para qué sirve un inventario?

Realizar correctamente la gestión de inventario aumenta las ganancias al reducir los costos y respaldar la rotación. También ofrece estos otros beneficios:

  • Mejora el flujo de caja: el análisis lo ayuda a identificar y reordenar los artículos que vende con frecuencia, para que no gaste dinero en un inventario que se mueve lentamente.
  • Reduce los desabastecimientos: cuando comprende qué mercancía desean más los clientes, puede anticipar mejor la demanda y evitar desabastecimientos.
  • Aumenta la satisfacción del cliente: el análisis ofrece información sobre qué y cómo compran los productos los clientes.
  • Reduce el desperdicio de mercancías: comprender qué, cuándo y cuánto compra la gente minimiza la necesidad de almacenar productos obsoletos, así como cuándo caducan los productos para que pueda tener una estrategia detrás de su uso.
  • Reduce las demoras en los proyectos: conocer los plazos de entrega de los proveedores lo ayuda a comprender cuándo hacer un nuevo pedido y cómo evitar los envíos tardíos.
  • Mejora la fijación de precios de proveedores y vendedores: puede llevarlo a ordenar grandes volúmenes de productos con regularidad, en lugar de pequeños volúmenes en un cronograma menos confiable. Esta regularidad puede ponerlo en una posición más sólida para negociar descuentos con los proveedores.
  • Amplía su comprensión del negocio: la revisión del inventario proporciona información sobre sus existencias, clientes y negocio.

Beneficios de la gestión de inventario

Una buena estrategia de administración de inventario y recuentos de stock precisos pueden ayudar a las empresas a ahorrar dinero porque solo gastarán en artículos que los clientes compren y simplificarán sus operaciones. Obtenga más información sobre los beneficios en el artículo «Principales beneficios de la gestión de inventario».