¿Qué es el desabastecimiento o StockOut y cómo evitarlo?

Una de las partes más críticas de la gestión de inventario es calcular la cantidad correcta de unidades de producto (SKU) que necesita en stock en un momento dado. Si su nivel de inventario cae demasiado bajo, corre el riesgo de quedarse sin productos, lo que puede provocar pérdidas de ventas, pedidos pendientes y problemas de servicio al cliente. En el cumplimiento del comercio electrónico, un desabastecimiento ocurre cuando los pedidos de un cliente de un producto exceden la cantidad de inventario disponible. Esto suele suceder cuando la demanda de productos es mayor de lo esperado y la cantidad de existencias y existencias de seguridad es demasiado baja para cumplir con todos los pedidos.

Una situación de desabastecimiento puede ocurrir debido a retrasos en la cadena de suministro, así como a interrupciones en el proceso de producción de una empresa u otras interrupciones de reemplazo. La falta de capital de trabajo o la mala gestión del flujo de caja también pueden provocar desabastecimientos. El desabastecimiento puede provocar la pérdida de ventas, ya que es más probable que los clientes busquen en otro lugar los artículos necesarios si no los tiene disponibles. Esto también puede tener un impacto negativo en la satisfacción del cliente. Una vez que buscan un producto en otro lugar, es probable que regresen a esa empresa para comprar el producto. Se pueden evitar muchas causas de interrupción tomando medidas para comprender mejor su negocio y sus productos y refinando sus procesos. Esta guía explicará qué sucede si usted, y por lo tanto su cliente, experimentan interrupciones, así como algunos consejos para ayudarlo a evitarlas.

¿Qué pasa con un desabastecimiento?

Como se mencionó anteriormente el desabastecimiento o Stock Out, es el escenario de falta de stock ocurre cuando un artículo que se utilizará para un pedido de cliente o para un pedido de producción no está en stock. Si un artículo no está disponible para el pedido de un cliente, pueden ocurrir cuatro resultados posibles.

  • El cliente espera. Si el artículo es vital para el cliente, el cliente puede estar preparado para esperar. A pesar de esta disposición, puede haber un daño significativo al nivel de satisfacción del cliente.
  • Pedidos pendientes de clientes. No es tan ideal como cuando el cliente acepta esperar a que se complete el pedido, pero el pedido aún se está completando. Sin embargo, el nivel de satisfacción del cliente todavía se reduce significativamente.
  • El cliente cancela. Si el cliente puede obtener el artículo de otro proveedor o no necesita el artículo inmediatamente, el cliente puede cancelar el pedido. Todavía es posible que el cliente le haga un pedido en el futuro, pero las posibilidades de que esto suceda se reducen significativamente.
  • El cliente compra en otro lugar. Este es el peor escenario de disrupción. Si un cliente no está satisfecho con la comunicación o la información proporcionada por el proveedor con respecto al inventario disponible para la compra, es posible que esté dispuesto a cortar todos los vínculos y trabajar con otro proveedor.

Evitar el desabastecimiento de mercancías en el almacén de mi empresa logística

Cómo prevenir el desabastecimiento

No existe un enfoque perfecto en lo que respecta al control adecuado del inventario de comercio electrónico y la elección del sistema de gestión de inventario adecuado para evitar el desabastecimiento. Es importante encontrar lo que funcione mejor para su situación específica y comprender las diferentes estrategias disponibles para que pueda encontrar lo que funciona mejor para su negocio.

Los siguientes métodos le ayudarán a evitar la sobreventa de sus productos y a encontrarse en una situación en la que tendrá que lidiar con los desabastecimientos y los efectos negativos que pueden surgir para el cliente.

Establecer un nivel de stock predeterminado

Esto simplemente significa la cantidad mínima de productos que siempre deben estar disponibles en su stock.

Con esta estrategia de administración de inventario de comercio electrónico, puede reabastecer su inventario tan pronto como la cantidad de productos disponibles caiga por debajo de su estándar definido. Podrá evitar el exceso de existencias y, a su vez, minimizar la cantidad de clientes afectados por no tener los productos que desean en stock. Para una máxima eficacia, sus alertas de inventario deben basarse principalmente en la frecuencia de los pedidos de sus clientes, especialmente para los artículos de alta demanda.

Realizar auditorías de inventario periódicas.

La realización de auditorías de inventario periódicas es fundamental para evitar la sobreventa del comercio electrónico. La auditoría de su inventario físico puede llevar mucho tiempo, pero es un aspecto importante de la gestión del inventario. Implica contar el inventario real del almacén disponible (también llamado recuento cíclico) y asegurarse de que coincida con lo que ha enumerado en su software de gestión de inventario. Si trabaja con un proveedor de 3PL, este debe realizar recuentos de inventario con regularidad (utilizando un escáner de código de barras para rastrear SKU) y compararlo con la información con el sistema de administración de inventario.

Hay varios métodos para hacer esto, que incluyen:

  • Auditorías de inventario físico una vez por semana, mes, trimestre o año.
  • Verificación puntual de determinados productos que se venden con frecuencia.
  • Realice recuentos de inventario especiales en productos propensos a errores de inventario en el pasado.

“Los inventarios físicos son siempre una tarea tediosa, algo que temes hacer. Podemos hacer que otra empresa  lo haga en nuestro nombre y nos envíe un informe, o cuando queramos estar personalmente presentes y realmente confirmar todo nosotros mismos, simplemente vaya al almacén para hacerlo. Es tan fácil como llamar a mi gerente de cuenta y decir ‘Oye, ¿podemos venir aquí por 4 horas más tarde esta semana? – Es así de simple. «

Jen Voges Director de operaciones, Gate Labs

Utilice software de gestión de existencias

Encontrar el sistema de software adecuado para ayudar a proporcionar datos de inventario es invaluable. El software adecuado le proporcionará métricas, informes y actualizaciones en tiempo real que se ajusten a sus necesidades, ya sea la necesidad de mover productos no vendidos, satisfacer la demanda de ventas repentina e inesperada o volver a calcular su inventario después de cometer un error.

La generación de informes precisos de los niveles de inventario es fundamental, y su software de inventario debe mantenerlo actualizado cuando sea necesario. Uno de los propósitos principales del uso de estos sistemas es rastrear los niveles de inventario disponibles en diferentes puntos de la cadena de suministro y establecer alertas que indiquen cuándo es necesario reponer ciertos SKU.

Mantenga existencias de seguridad

Mantener un inventario de seguridad puede actuar como una póliza de seguro si ocurre una sobreventa. Si un producto en particular ve un aumento en las ventas y se agota rápidamente, por ejemplo, un stock de seguridad puede evitar que se agote por completo hasta que pueda reordenarlo o remanufacturarlo.

Este método es especialmente útil si su empresa ofrece productos no perecederos. En particular, las existencias de seguridad no deben incluirse como parte de las existencias disponibles.

El único inconveniente de esta estrategia es que necesitará espacio adicional donde se almacenarán productos adicionales, lo que puede afectar su resultado final.

Utilice el método FIFO

FIFO significa «primero en entrar, primero en salir». En otras palabras, las existencias más antiguas, que son las primeras en entrar, deben venderse primero, antes de ofrecer las existencias más nuevas a los clientes. Esta estrategia de control de inventario de comercio electrónico es especialmente importante para los minoristas que venden productos perecederos. De esa manera, no se quedará atascado con productos vencidos que no puede vender.

Incluso cuando vende productos que no son perecederos, mantenerlos en los estantes por mucho tiempo los deja potencialmente desactualizados si hay nuevas opciones disponibles. Otro factor podría ser que si su proveedor cambia el empaque de sus productos, el inventario anterior comienza a verse obsoleto, lo que significa que es especialmente importante vender el inventario anterior primero.

Pronostique con precisión la demanda de productos

Esta gestión de inventario de comercio electrónico La estrategia implica poder predecir con precisión la demanda de productos. Esto puede ser un desafío, pero vale la pena el esfuerzo. Una de las primeras cosas que los minoristas deben considerar al preparar pronósticos de inventario es el tiempo de entrega o el tiempo entre la realización de un pedido de nuevos productos y la recepción de esos productos de un proveedor.

Algunos otros factores que deberían ayudar a pronosticar con precisión la demanda de ciertos productos y mantener una gestión de inventario eficaz incluyen:

  • Condiciones económicas imperantes
  • Crecimiento anual del negocio
  • Ventas realizadas en el año anterior en el mismo período
  • Tendencias del mercado con respecto a la popularidad del producto
  • Cómo se acumula la demanda de los productos de la competencia

Asóciese con un 3PL

Muchas empresas piensan que subcontratar el cumplimiento del comercio electrónico y la gestión de inventario a un proveedor de logística externo (3PL) significa entregarles por completo el proceso de gestión de inventario. Un 3PL puede proporcionar herramientas y datos valiosos que permitirán al vendedor administrar con éxito su inventario de la manera más eficiente y rentable posible. 3PL lo ayudará a administrar el flujo de inventario desde el fabricante hasta sus centros de distribución; le alertarán cuando los niveles de existencias caigan por debajo de cierto umbral y solicitarán que se envíen más existencias a sus centros de distribución, lo que reducirá sus costos de distribución. Pueden manejar todas sus órdenes de compra, dropshipping y garantizar que tenga un stock seguro.

Conclusiones sobre el desabastecimiento

La gestión adecuada del inventario es fundamental para el éxito y la rentabilidad a largo plazo de su negocio de comercio electrónico, especialmente cuando se busca evitar el desabastecimiento. Si tiene el software de gestión de existencias adecuado, puede automatizar los puntos de reabastecimiento, ver los recuentos de existencias en tiempo real a nivel de SKU y ejecutar informes sobre tendencias y pronósticos de existencias para asegurarse de que nunca más se quede sin existencias. Usar las estrategias correctas de control de inventario puede ayudarlo a mantener una rotación de inventario saludable y mantener sus estantes abastecidos con la cantidad correcta de producto.