Cómo funcionan las Adquisiciones en una empresa moderna

Las adquisiciones son una parte fundamental de la gestión de la cadena de suministro. Independientemente del tamaño de su empresa, aplicar disciplina al proceso mediante el cual adquiere bienes y servicios mejora directamente sus resultados.

Las buenas prácticas de adquisición también le permiten controlar la calidad de los materiales que compra y aplicar la estrategia y los principios de su empresa en lo que suele ser el mayor gasto en sus libros.

Aquí veremos las adquisiciones desde la perspectiva de una pequeña y mediana empresa (PYME) típica. Las empresas de este tamaño suelen tener la mayor flexibilidad en la forma en que abordan las adquisiciones. Tienen mucho que ganar estudiando las mejores prácticas de adquisiciones y tienen la libertad de crear un sistema de adquisiciones que se adapte a sus necesidades particulares.

¿Qué son las adquisiciones?

La adquisición es el proceso de compra de bienes o servicios para su uso en una empresa, o una organización como un departamento gubernamental. La adquisición abarca el proceso de compra real, desde la emisión de una solicitud de orden de compra hasta el pago de la factura, pero también incluye la planificación, la estrategia y los procedimientos circundantes que permiten el control y la optimización del comportamiento de compra.

Cuando usamos el término adquisiciones, estamos viendo el intercambio de bienes o servicios desde la perspectiva del comprador. Desde la perspectiva del vendedor, la misma actividad es una venta.

Compras directas e indirectas

La compra directa es el proceso de compra de materias primas, componentes y piezas que se utilizan en la producción de productos terminados. O, para una empresa de comercialización, como un mayorista o un minorista, la adquisición directa es comprar productos terminados para la venta.

Entonces, para un cervecero, la adquisición directa implica la compra de lúpulo, levadura, granos, latas y botellas; mientras que para una licorería la compra directa es comprar las latas y botellas de cerveza terminadas.

La compra indirecta es el proceso de compra de materiales utilizados indirectamente en cualquiera de los escenarios anteriores, por ejemplo, la electricidad utilizada por un fabricante o uniformes comprados por una cadena de supermercados.

Las adquisiciones directas e indirectas a menudo son manejadas por diferentes departamentos de una empresa, y un gerente de adquisiciones suele ser el principal responsable del presupuesto de adquisiciones directas.

Por qué las adquisiciones son tan importantes en la gestión de la cadena de suministro

Independientemente del tamaño de su negocio, existen ventajas en tener un proceso de adquisición sólido y riesgos de hacerlo mal. Las razones por las que las adquisiciones son importantes incluyen:

Control de costos

Junto con los costos laborales, es probable que la compra de materias primas, componentes y stock sea uno de los mayores gastos de su empresa. Las buenas prácticas de adquisición le permitirán buscar el precio más bajo para bienes y servicios equivalentes, y revisar esas decisiones de compra con regularidad para asegurarse de que sus costos de materiales directos sigan siendo bajos.

Control de inventario

Si bien comprar a granel reducirá el precio de los bienes, las buenas prácticas de adquisición deben equilibrar el costo de los bienes adquiridos con una gestión adecuada del inventario.

Por ejemplo, una cadena de panaderías podría comprar huevos frescos a granel a mitad de precio. Sin embargo, perderían dinero si demasiados huevos se estropean o se rompen antes de que puedan usarse, y si tener más existencias también aumenta sus costos de almacenamiento.

Control de calidad

Otra consideración que debe sopesarse con el precio unitario pagado es la calidad de los bienes adquiridos. Un buen sistema de adquisiciones puede hacer cumplir las medidas de control de calidad durante el proceso de compra.

Por ejemplo, las adquisiciones dentro de la industria de la construcción pueden crear disciplina en torno a la certificación adecuada de la resistencia del acero. O un embotellador de jugos orgánicos podría requerir que los horticultores presenten un número de certificación orgánico relevante antes de ganar un contrato.

Optimización de los términos y condiciones del contrato con el proveedor

Una parte poco glamorosa pero importante de las adquisiciones es establecer los términos y condiciones adecuados para sus necesidades. Más que simplemente explicar sus condiciones de pago, sus contratos con proveedores deben establecer especificaciones para los bienes que se suministrarán, períodos de garantía para cualquier producto defectuoso recibido, detalles de confidencialidad y propiedad intelectual, cláusulas de rescisión y más. Los contratos cuidadosamente redactados establecen lo que espera y lo que sucede si las cosas salen mal.

Planificación y estrategia

Un sistema de adquisiciones que funcione bien trabaja de la mano con la planificación anticipada. Por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto solo puede continuar si los componentes correctos están asegurados con anticipación. Y ventas y marketing solo pueden establecer un precio para el nuevo producto una vez que se conoce el costo de los materiales.

De manera similar, un negocio de productos rentable debe evitar paradas de producción y falta de existencias, los cuales requieren el apoyo de adquisiciones fluidas y receptivas.

Control de políticas

La política suele desempeñar un papel importante en la contratación pública, donde cualquier cosa, desde la política comercial hasta la legislación contra el blanqueo de dinero, afecta la forma en que se gasta el dinero público. Los procesos de adquisición sólidos también son un control importante contra el amiguismo, donde los contratos se adjudican incluso cuando no responden a los mejores intereses del comprador.

Mientras tanto, en las adquisiciones comerciales, las políticas de la empresa en torno a las compras se basan cada vez más en cuestiones como la presión de las partes interesadas en torno a la responsabilidad social corporativa (RSC). Entonces, si bien un fabricante de chocolate podría obtener aceite vegetal más barato de las plantaciones de aceite de palma, una política de adquisición de RSE podría dictar que se compre de fuentes más sostenibles.

Gestión de adquisiciones y gerentes de adquisiciones

Si bien las organizaciones más grandes tendrán un departamento de adquisiciones con varios empleados, muchas empresas pequeñas ejecutarán sus adquisiciones con cuentas por pagar, con la responsabilidad de las compras agrupadas en uno o dos puestos más.

Sin embargo, a medida que una empresa madura, generalmente aumenta la necesidad de un gerente de adquisiciones dedicado. Estas son algunas de las responsabilidades, habilidades y atributos clave que se requieren de los gerentes de adquisiciones modernos.

Gerentes de adquisiciones: el alcance del rol

Un gerente de adquisiciones es responsable de todas las compras y actividades de adquisiciones, y supervisa el ‘gasto bajo administración’ de una empresa, un término para los fondos que utiliza una empresa para adquirir bienes y servicios.

Un gerente de adquisiciones puede encargarse de:

  • Garantizar la seguridad del suministro para la empresa
  • Optimización del uso de los fondos gestionados
  • Predecir, gestionar y mitigar el riesgo en la cadena de suministro
  • Construyendo relaciones con posibles proveedores y socios.
  • Mantener la lista de proveedores aprobados de una empresa
  • Gestionar cualquier proceso de licitación dentro de la empresa y preparar documentos como Solicitudes de propuestas (RFP) y Solicitudes de cotización (RFQ).
  • Evaluar múltiples ofertas de proveedores y seleccionar un ganador
  • Negociar y preparar la documentación del contrato.
  • Gestión de la calidad de los proveedores: evaluar el desempeño de los proveedores existentes y hacer cumplir el cumplimiento
  • Establecer políticas y pautas para las adquisiciones dentro de la empresa.
  • Contratación y capacitación del personal de adquisiciones
  • Garantizar que las plataformas tecnológicas utilizadas para las adquisiciones sean suficientes para las necesidades de la empresa.
  • Supervisión de los KPI de adquisiciones y rendimiento de elevación
  • Informar a las partes interesadas clave

Rasgos de un buen gerente de adquisiciones

Naturalmente, estas responsabilidades variarán según el tamaño y la complejidad de la empresa. Sin embargo, dada la complejidad potencial del rol, los gerentes de adquisiciones necesitan un conjunto versátil de habilidades. Buenos gerentes de adquisiciones:

  • Son fiscalmente responsables y están orientados a los detalles.
  • Poseer sólidas habilidades de negociación.
  • Comunicarse bien con diversas partes interesadas, tanto internas como externas.
  • Tener una mentalidad de servicio hacia su propia empresa.
  • Puede pensar estratégicamente

¿Cuál es la diferencia entre compras y adquisiciones?

¿Cuál es la diferencia entre aprovisionamiento y compra? Básicamente, la adquisición es estratégica, mientras que la compra es práctica.

Las adquisiciones abarcan todas las funciones de compras, pero también envuelven la política y la estrategia más amplias. Las adquisiciones también implican actividades previas a la compra, como la investigación, la negociación y la planificación, y pueden incluir funciones como la gestión de la calidad del proveedor, la gestión de riesgos y la presentación de informes.

Mientras tanto, la compra se enfoca en el proceso de compra, incluido el aumento de las órdenes de compra, la recepción de bienes y servicios y la autorización del pago.

El ciclo de Procure to Pay

Un término que se utiliza a menudo en el contexto del uso de software para ayudar a las adquisiciones es «procurar para pagar», o el ciclo de adquisición para pagar (P2P).

Básicamente, este es el ciclo de vida completo de las adquisiciones dividido en pasos y recreado como funciones dentro de un paquete de tecnología.

Los detalles exactos del ciclo de adquisición a pago varían según el proveedor de software con el que hable. Sin embargo, una de las listas más completas de etapas P2P la proporciona  la plataforma de software G2.com , que enumera las etapas P2P como:

  1. Identificación del requisito
  2. Solicitud de autorización de compra
  3. Aprobación de la solicitud de compra
  4. Obtención
  5. Identificación de proveedores
  6. Consultas / recepción de la cotización
  7. Negociación
  8. Selección del vendedor
  9. Reconocimiento de la orden de compra
  10. Aviso de envío anticipado
  11. Entrada de mercancías
  12. Registro de facturas
  13. Partido de tres vías
  14. Pago al proveedor

Software de adquisición versus software de compra

Para las empresas que buscan optimizar sus adquisiciones con una solución de software, la distinción entre adquisiciones y adquisiciones es importante, ya que los dos términos se utilizan para dos tipos diferentes de tecnología.

Software de adquisiciones

También conocido como adquisición electrónica, el software de adquisiciones lo utilizan generalmente organizaciones grandes y complejas. La contratación electrónica tiene como objetivo agilizar y mejorar el ciclo completo desde la contratación hasta el pago.

Las soluciones de software de adquisiciones conocidas incluyen aplicaciones basadas en la nube como Procurify, así como soluciones ERP como  Access Financials .

Compra de software

La compra de software, por otro lado, maneja solo un subconjunto del ciclo P2P. Generalmente, el término software de compras se utiliza para cualquier solución que permita a una empresa generar una orden de compra, recibir mercancías y procesar pagos.

Unleashed, por ejemplo, entra en esta categoría: como parte de sus funciones centrales de gestión de inventario, permite la creación de órdenes de compra simplificadas, la recepción de mercancías (y la conciliación con la información de existencias disponibles en vivo), así como la conciliación financiera a través de su integración. con plataformas de pagos y contabilidad como Xero y QuickBooks. Otro término utilizado para estas funciones comerciales es la  gestión de órdenes de compra .

Elegir entre software de adquisición y software de compra

La automatización de sus adquisiciones conlleva considerables beneficios, ya sea que desee digitalizar el ciclo completo de adquisiciones a pagos o simplemente simplificar la gestión de sus órdenes de compra. El cumplimiento, la supervisión y la eficiencia pueden mejorarse drásticamente, elevando la gestión general de la cadena de suministro de su empresa en el proceso.

Sin embargo, la elección entre un sistema de compras completo o una solución de compras más simple dependerá de los detalles de su propia organización.

Para las empresas más grandes, el costo adicional de una solución completa de adquisiciones se justifica fácilmente por la capacidad de diversos departamentos para solicitar materiales y hacer que sus necesidades sean satisfechas rápidamente por un departamento de adquisiciones global. El software de adquisiciones hace posible una estrategia centralizada en torno a la gestión de materiales y ayuda a garantizar que el capital se utilice de manera eficiente en lo que para muchas empresas es el área principal de gasto.

Sin embargo, para muchas pymes en crecimiento, se prefiere la flexibilidad que ofrece el software de compra basado en la nube, al igual que su asequibilidad. Con muchos productos SaaS ahora capaces de integrarse con las principales aplicaciones de contabilidad, inventario, CRM y comercio electrónico, este enfoque de compras y adquisiciones es una solución ideal para digitalizar esta parte importante de la gestión de la cadena de suministro.