Organigrama del Departamento de Compras

El organigrama de un departamento de compras es una estructura organizacional gráfica que indica la relación y responsabilidades entre los encargados y subordinados dentro del departamento. Esto lo ayuda a gestionar mejor la cadena de proveedores, tiempos de entrega de los productos, calidad de los suministros adquiridos y controlar los gastos.

Un buen organigrama refleja las responsabilidades y actividades clave del departamento. Esto también brinda claridad a la mayoría de los participantes en el departamento de compras. El director del departamento de compras suele ser la figura clave en el organigrama de cualquier empresa. Con el fin de manejarse con fluidez por un campo tan heterogéneo, los profesionales de este ramo a menudo cuentan con una formación multidisciplinar.

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Estructura Básica

Un departamento de compras tipo está constituido fundamentalmente por tres bloques, cada uno de ellos de notable importancia para el funcionamiento del mismo a nivel global.

El primer gran bloque está constituido por las Unidades de compra, la cuales realizan la selección y gestión de la cadena de proveedores y los acuerdos de compra. Esta unidad también puede encargarse un análisis del precio y gestionar el depósito de pedidos.

Por otro lado, el segundo bloque maneja la certificación de los proveedores. Esta área tiene el objetivo de evaluar a los proveedores potenciales, evaluar los costos, la capacidad, la calidad y la información financiera.

El tercer bloque es administrativo y está dirigido a la gestión de los documentos relacionados con los pedidos de compra, la resolución de cualquier problema o incidencia relacionada con los pedidos y la solución de cualquier dificultad relacionada con el pedido aprobado.

Funciones Principales

El departamento de compras es uno de los principales sectores de la empresa y su manera de funcionamiento, debe ser el más óptimo para que la empresa pueda obtener los mejores resultados.

El gerente de compras es el encargado de organizar los asuntos relacionados con la adquisición y gestión de los materiales y suministros requeridos para la actividad de la empresa. El jefe de compras es la figura encargada de supervisar el departamento de compras y de coordinar la labor de los compradores. El supervisor de compras controla los costes de compras contemplando la calidad, tiempo de entrega y la competitividad de los proveedores. El analista de compras es el encargado de estudiar el precio, el tiempo de entrega y el control de stock para los productos. El comprador, también conocido como ingeniero en calidad de proveedores, es el encargado de conseguir los mejores precios para los bienes o servicios adquiridos, así como de revisa la calidad de estos bienes.

Políticas de Compra

Es importante que en una empresa se indefinan políticas de compra claras. Estas políticas deben asegurar que el departamento de compras cumpla con los pasos esenciales para lograr los objetivos, como la selección de proveedores, la compra de los materiales necesarios con el precio adecuado, así como el tiempo de entrega y la calidad de los productos.

La selección del proveedor se realiza de manera conjunta entre el jefe de compras y el jefe de departamento. En caso de emergencias, los jefes de departamento pueden realizar compras sin requerir del permiso del jefe de compras.

Conclusion

El organigrama del departamento de compras es una herramienta esencial en toda empresa, ya que permite tener control sobre el proceso de compra y gestión de los materiales suministros que son necesario para realizar los objetivos de la empresa. El organigrama también ayuda a definir las responsabilidades de cada uno de los miembros que forman la unidad de compras y asegurar la selección de los mejores proveedores para la obtención de los materiales y suministros necesarios.

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