Una guía sencilla de los términos y condiciones de las órdenes de compra

Desde grandes corporaciones hasta pequeñas empresas en crecimiento,  un proceso de adquisición eficiente es fundamental.  para una gestión exitosa de la cadena de suministro. En este artículo, profundizaremos en los términos y condiciones de las órdenes de compra.

El propósito de una orden de compra

Las órdenes de compra son una parte crucial de sus procesos de compra. . Las órdenes de compra (PO) documentan la parte de compras de su sistema de gestión de inventario y son documentos legalmente vinculantes.

Su departamento de adquisiciones o la persona a cargo de colocar las órdenes de compra emite un formulario de orden de compra o una carta de orden de compra a un proveedor o vendedor para autorizar una compra. A menudo, una cotización, una estimación documentada del costo de los bienes que está comprando, precede a una orden de compra. Luego, simplemente puede aprobar esa cotización mediante una orden de compra.

Una orden de compra es un instrumento legal: cuando un comprador emite una orden de compra, se convierte en un acuerdo legalmente vinculante cuando un proveedor la acepta. La aceptación puede ser en forma de reconocimiento, ya sea como aprobación por escrito o cumpliendo con los requisitos de la orden de compra.

Las órdenes de compra ayudan tanto al comprador como al proveedor a documentar la transacción necesaria en caso de una disputa. Por ejemplo, una vez que haya llegado el stock de inventario que ordenó, los siguientes pasos son asegurarse de que coincida, recibirlo y pagar una factura. A veces, su pedido no coincide o no es correcto, por lo que deberá devolverlo a su proveedor. Hacer referencia a su pedido de compra se vuelve muy importante en estas circunstancias y proporciona esa protección adicional tanto para los compradores como para los proveedores.

¿Cómo se crea una plantilla de orden de compra?

Los programas como Word y Excel tienen plantillas gratuitas, pero también puedes encontrar plantillas de órdenes de compra gratuitas en aplicaciones como Shopify.

Las empresas con requisitos simples pueden encontrar que estas plantillas son suficientes. Sin embargo, a medida que su negocio crece en complejidad, podría ser el momento de deshacerse de las hojas de cálculo y optar por algo más sofisticado, como un software de gestión de proveedores .

Invertir en un mejor software de gestión de proveedores agilizará este proceso vital y permitirá un mejor seguimiento desde la gestión de existencias hasta la creación de órdenes de compra. Con un proceso de orden de compra más eficiente, puede tener las existencias adecuadas a mano en el momento adecuado, así como más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio en lugar de enredarse en el papeleo.

Debido a que una orden de compra es un documento vinculante (una vez aceptado), las empresas que emiten una orden de compra están obligadas contractualmente a aceptar los artículos de un proveedor que cumpla con todos los términos de la orden de compra.

Antes de crear los términos y condiciones de su orden de compra, busque asesoramiento legal de abogados. Las empresas de Nueva Zelanda pueden hacer esto a través del sitio web de la Sociedad de Abogados de Nueva Zelanda , las empresas australianas pueden encontrar un abogado en el sitio del Consejo Jurídico de Australia y las empresas del Reino Unido pueden consultar el sitio de la Sociedad de Abogados .

¿Qué se debe incluir en una orden de compra?

Las órdenes de compra muestran lo que le gustaría comprar al comprador, cuántas unidades le gustaría recibir y, a menudo, tiene los términos y condiciones de la transacción.

Dada la importancia de un documento de orden de compra, las empresas en Nueva Zelanda generalmente siguen un formulario de orden de compra estándar que tiende a contener la siguiente información cuando corresponde:

  • Número de orden de compra (a menudo alineado con el número de factura para conectar los dos documentos, lo cual es particularmente importante para conciliar los registros de impuestos en general)
  • Fecha de pedido
  • Datos del proveedor
  • Datos del comprador y dirección de envío.
  • Descripción y cantidad de bienes / servicios que desea comprar, incluido el precio por unidad
  • Descuento
  • Gastos de envío
  • Importe total excluyendo GST
  • GST
  • Importe neto
  • Información del pago
  • Términos y condiciones

En Nueva Zelanda, el Ministerio de Negocios, Innovación y Empleo (MBIE) tiene algunas plantillas de adquisiciones que van desde valores de adquisición de NZ $ 5,000 a NZ $ 100,000. Si bien estas plantillas son para agencias gubernamentales, proveedores o proveedores, es un ejemplo de una plantilla de orden de compra que se ocupa de bienes o servicios de menor valor y bajo riesgo. Las plantillas están destinadas a cubrir artículos que normalmente se contratarían mediante una orden de compra mediante un acuerdo por teléfono o correo electrónico.

Para obtener un equivalente en el Reino Unido, consulte este breve formulario de términos y condiciones creado por la Oficina del Gabinete. Este recurso está destinado a adquisiciones de bajo valor y simplifica el lenguaje legal para hacerlo más accesible para las pymes.

Las empresas australianas pueden consultar los términos y condiciones de la orden de compra que utiliza la Comisión Australiana de Competencia y Consumidores .

Busque asesoramiento legal para redactar una orden de compra personalizada con términos y condiciones, ya que la plantilla de orden de compra de su empresa puede no ser suficiente, especialmente si se trata de artículos complejos y de mayor precio.

términos y condiciones de la orden de compraTrabaje con su abogado para redactar un documento de términos y condiciones de la orden de compra

Términos y condiciones de la órden de compra: un glosario

Los términos y condiciones de una orden de compra muestran los derechos y obligaciones del proveedor y del comprador, y juntos constituyen el acuerdo completo de la orden de compra. Cuando los términos y condiciones están presentes, la orden de compra protege tanto al proveedor como al comprador contra cualquier percance, dependiendo de los términos y condiciones específicos establecidos en la oferta y la orden de compra.

Cuando inicia una relación comercial con un nuevo proveedor, las partes a menudo acuerdan los términos y condiciones que se aplican a todas las transacciones simples desde el principio, por lo que no es necesario establecer nuevos términos y condiciones para cada transacción. Por lo tanto, la orden de compra puede contener o no siempre términos y condiciones contractuales. Sin embargo, cuando no exista un acuerdo previo entre el proveedor y el comprador, considerar incluir términos y condiciones básicos en la orden de compra.

Si una de las partes propone un cambio en los términos contractuales, es mejor negociar en un documento de propuesta y no en la orden de compra. Esto evitará tener dos documentos con términos y condiciones diferentes.

Los términos y condiciones de las órdenes de compra generalmente incluyen estos fundamentos:

  • General: descripción general de los términos y condiciones y el tema
  • Derechos, obligaciones e incentivos del comprador
  • Derechos, obligaciones e incentivos de los proveedores
  • Condiciones de pago: muestre en detalle los incentivos o sanciones
  • Confidencialidad
  • Seguro
  • Resolución de conflictos
  • Terminación
  • Definiciones

Día laboral

Un día en el que la mayoría de las empresas abren sus puertas. Excluye sábados, domingos y festivos. Un día hábil comienza a las 8.30 a. M. Y termina a las 5 p. M. Generalmente se utiliza cuando se estipulan tiempos de entrega y tiempos de pago.

Comprador

Este es el comprador de la mercancía. Es fundamental identificar al comprador en todas las órdenes de compra.

Cancelaciones

Aunque una orden de compra es legalmente vinculante, los proveedores y compradores tienen situaciones en las que cancelar una orden es la mejor solución. Por ejemplo, Nancy hace un pedido por error de 20.000 envases de pegamento en lugar de 200 envases. El proveedor acepta esta compra, pero Nancy llama y explica el error. Ambas partes acuerdan que es mejor cancelar el pedido y que no habrá costos adicionales para cancelar porque Nancy se dio cuenta de su error antes de que el proveedor comenzara a cumplir con su pedido.

Cargos

El monto total pagadero por el comprador al proveedor. Los cargos del proveedor generalmente reflejan los costos y cualquier gasto estipulado en el acuerdo.

Costo

Muestra el monto pagadero al proveedor por los bienes calculado sobre la base establecida en el acuerdo, excluidos los gastos como el flete o la tarifa de manejo.

Terminos de entrega

Esta sección se utiliza para especificar cómo se deben entregar los bienes o servicios, así como para identificar la responsabilidad y el riesgo. Por ejemplo, podría exigir que cada entrega tenga un número de orden de compra válido en el albarán o que el proveedor empaque los productos de manera adecuada por su cuenta. Esta también sería la sección para incluir una cláusula sobre la entrega en caso de una emergencia o desastre.

Dirección de entrega

La dirección donde el proveedor debe entregar la mercancía. Esto es especialmente relevante para las empresas que tienen un equipo que ordena productos para que se los entreguen en otra ubicación, por ejemplo, donde está su almacén. Esto asegura que las mercancías lleguen al lugar correcto.

Fecha de entrega

La fecha de entrega y los plazos de entrega previstos. Esta sección también puede especificar qué sucederá si la entrega se retrasa. Por ejemplo, el comprador puede cancelar el pedido y el proveedor deberá reembolsar los costos razonables relacionados con la entrega perdida o tardía.

Descripción de la mercancía

Los requisitos específicos de las mercancías. Esto es especialmente importante cuando el comprador compra bienes según su descripción. Por ejemplo, Fred compra 10 pufs de color amarillo de 90 cm x 80 cm. El proveedor debe proporcionar productos que coincidan exactamente con la descripción, sin otro color o tamaño.

Resolución de conflictos

Se utiliza para cuando surge un desacuerdo en cualquier parte del acuerdo. Es útil tener un procedimiento de resolución de disputas como primer paso que las partes deben seguir para resolver los conflictos rápidamente y mantener bajos los costos en lugar de emprender acciones legales costosas.

Gastos

Se utiliza para el reembolso de los gastos de bolsillo incurridos por el proveedor en la entrega de la mercancía y acordado por el comprador en el acuerdo.

Bienes

Los bienes descritos en el contrato que el proveedor debe suministrar en virtud de la orden de compra.

GST

En Nueva Zelanda, el impuesto sobre bienes y servicios se fija en el 15% en el momento de redactar este informe. El GST (o IVA en el Reino Unido) generalmente se agrega al precio de la mayoría de los bienes y servicios. Las empresas de Nueva Zelanda que ganen más de $ 60,000 en 12 meses deben registrarse para GST o enfrentar multas.

Partido

Se utiliza para referirse al comprador y al proveedor; colectivamente son las partes. Los términos y condiciones de la orden de compra pueden establecer la relación de las partes. Por lo general, la sección Relación de las partes establece explícitamente que no existe una relación especial, como una sociedad o empresa conjunta, entre las partes.

Términos de pago

También conocida como condiciones de pago, esta sección se utiliza para mostrar claramente las obligaciones e instrucciones de pago. Utilice esta sección para incluir términos como especificar que las facturas deben ser mecanografiadas o generadas por computadora y no escritas a mano, las facturas deben enviarse a una dirección de correo electrónico específica, indicar cuándo se debe recibir el pago y más. Esta sección también es útil para tener sanciones por falta de pago.

Orden de compra

La orden de compra entre el comprador y el proveedor para la compra y venta de bienes o servicios, incluidos los términos y condiciones. Cuando un comprador genera una orden de compra y el vendedor la acepta, o cuando el vendedor genera una propuesta de orden de compra y el comprador la acepta, resulta un contrato vinculante para ambas partes. Este contrato comprende el acuerdo legal entre el comprador y el proveedor, incluidos los horarios, las variaciones y los anexos.

Proveedor

Esta es la persona, empresa, empresa u organización que suministra y vende bienes al comprador en virtud del acuerdo.

Diferencias en los términos de las órdenes de compra en diferentes países

Las empresas que compren o vendan en mercados extranjeros deberán conocer los aranceles y aranceles aduaneros, así como las leyes nacionales que rigen las órdenes de compra.

Órdenes de compra en el Reino Unido

Una orden de compra en el Reino Unido a veces se denomina orden de trabajo, y el IVA (impuesto al valor agregado) reemplaza el equivalente de GST de Nueva Zelanda.

Órdenes de compra en EE. UU.

Una orden de compra en los EE. UU. Es similar a las órdenes de compra de Nueva Zelanda. En particular, EE. UU. Y Nueva Zelanda definen su propia tasa de GST.

pila de papeles Sin un software de gestión de proveedores para automatizar y agilizar el proceso de órdenes de compra, puede volverse difícil de manejar rápidamente.

Mejore los pedidos de compra con el software de gestión de proveedores

Como muchos procesos comerciales, existen métodos para acelerar el proceso de la orden de compra de manera confiable. Una forma aquí es a través de la automatización. Quizás tenga una pequeña empresa y esté creando sus órdenes de compra desde cero cada vez. Puede que funcione por ahora, pero una vez que comiencen a llegar más pedidos, el método manual ofrece muchas oportunidades para que el error humano se filtre y cree un verdadero dolor de cabeza.

El papeleo físico también tiende a estar fuera de lugar, dejando vacíos en su flujo de trabajo y evidencia que puede causar problemas en el momento de la auditoría o cuando surgen disputas. Agilizar y automatizar el proceso de la orden de compra puede minimizar significativamente la posibilidad de estos problemas.

El uso de una solución de software de gestión de proveedores significa que es más fácil rastrear dónde está todo el proceso de pedido de compra y consultar el pedido de compra rápidamente cuando sea necesario. Es más eficiente, más responsable y libera su tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio.