RFQ: Significado, formato y tipos

¿Quieres aprender sobre qué son las RFQ (Solicitud de Cotización) y cómo hacerlas en tu empresa? Entonces este es tu blog.

En el siguiente artículo te contamos todo acerca de este tipo de solicitudes que se realizan los equipos de Compras hacia proveedores.

A continuación te contamos el significado de este concepto tan importante para los compradores:

¿Qué es una RFQ?

Una solicitud de cotización o RFQ es un proceso comercial estándar que una organización utilizará cuando desee comprar un producto o servicio específico. Normalmente, una empresa crea y emite una RFQ y los proveedores ofrecen cotizaciones de precios. Luego, la empresa elige la oferta más baja y firma un contrato con el proveedor preferido. Una solicitud de cotización se compone de distintos apartados que son clave para la empresa compradora y que por son determinantes en la elección de proveedores.

 Una solicitud de cotización permite a los proveedores presentar ofertas por cuánto cobrarán por el producto o servicio exacto que está buscando. Una RFQ le permite elegir el mejor proveedor con el mejor valor porque incluye lo siguiente:

  • Especificaciones exactas del producto que desea comprar, incluidas las cantidades.
  • Una solicitud para que el proveedor detalle los costos para que pueda comparar las ofertas.
  • Una fecha límite para enviar respuestas
  • Un cronograma para la entrega del producto o servicio.
  • Un sistema para comparar ofertas fácilmente

Tenga en cuenta que una cotización de cualquier proveedor potencial es solo eso: una cotización. No es una oferta en firme y una empresa no puede utilizar una solicitud de cotización como contrato o acuerdo formal. Una vez que extiende una oferta al proveedor y el proveedor acepta, entonces crea el contrato final.


¿Qué significa una RFQ en compras?

Los gerentes de adquisiciones y suministros emplean regularmente el proceso de Solicitud de Cotización como una forma principal de invitar a los proveedores a ofertar por un producto, como una pieza de hardware, o un servicio, como un contrato de mantenimiento. Como regla general, las personas utilizan el proceso de RFQ cuando buscan algo específico o cuantificable. La solicitud de presupuesto también es útil porque requiere que los proveedores detallen los costos para cada etapa de un producto o proyecto.

Como gerente de compras, este documento puede ser su mejor amigo cuando intenta obtener el mejor precio por un producto estandarizado. Los proveedores generalmente saben que están compitiendo para ofrecer un producto específico y ofrecerán ofertas competitivas que le permitirán ahorrar dinero. Las mejores ofertas también ofrecen condiciones de pago competitivas que pueden brindarle flexibilidad. Cuando proporciona detalles concretos sobre lo que desea comprar, obtiene cotizaciones de precios específicas que son fáciles de comparar.

Tipos de Solicitudes de Cotización

Las Request for Quatationlo ayudan a mantener bajos los costos al administrar el proceso de licitación. A continuación, se muestran varios tipos de solicitudes de cotización y cómo funcionan:

Oferta abierta

La RFQ está abierta a todos los proveedores potenciales. Las ofertas pueden abrirse durante el proceso para que las cotizaciones de precios se puedan revelar a otros proveedores que ofertan por el proyecto. Si bien esto puede ayudar a reducir los precios, también puede conducir a la fijación de precios o la colusión entre los proveedores.

Oferta sellada

El comprador abre todas las ofertas al mismo tiempo, una vez transcurrido el plazo de presentación. Los proveedores no conocen las cotizaciones enviadas por otros proveedores hasta que la empresa abre las ofertas. Las ofertas selladas pueden ayudar a combatir el fraude durante el proceso de licitación y proporcionar una capa adicional de transparencia. Esta opción es especialmente beneficiosa si está gestionando un proyecto público o gubernamental.

Invitado

A los proveedores específicos, generalmente aquellos con los que ya ha trabajado, se les pide que oferten por el producto. Puede utilizar este proceso con ofertas abiertas o selladas.

Subasta inversa

En una subasta típica, el vendedor espera obtener el precio más alto por un producto. Las Solicitudes de Cotización son una forma de subasta inversa. Si no obtiene el precio que desea a través de la primera ronda de una RFQ, puede pedir a los proveedores seleccionados que ofrezcan el precio más bajo por el producto que desea comprar.

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¿Cuál es la diferencia entre una RFP y RFQ?

Una RFQ es un componente crítico de su negocio. Sin embargo, durante el proceso de adquisición, muchas empresas confunden RFQ con RFP solicitud de propuesta ) o RFI ( solicitud de información ). En muchas organizaciones, es posible que vea que todo el proceso utiliza la abreviatura RFx (x significa cualquiera de las etapas de la adquisición). 

Estas son las principales diferencias:

  • Utilice una RFI si está recopilando datos o buscando ideas iniciales sobre un producto o servicio). Estás buscando información.
  • Utilice una RFP si tiene una hoja de ruta para su solución empresarial, pero quiere que alguien le ayude a finalizar los planes y sea parte del proceso creativo. Buscas propuestas.
  • Utilice una RFQ si sabe exactamente lo que quiere comprar y está buscando el mejor precio. Busca cotizaciones de precios.

Este gráfico muestra el proceso de RFx y cómo pasar de RFI a RFP y RFQ.

Resumen del proceso de RFQ

Es fácil entender por qué existe confusión entre RFP y RFQ: ambos utilizan el proceso de licitación para obtener la mejor solución al mejor precio y, a veces, las Request for Quatation son el paso inicial en una RFP. Como tal, las empresas pueden incluir RFQ como parte de una RFP o seguir el proceso de RFP. La diferencia entre los dos formatos es evidente en el resultado: una RFP pide a los proveedores que le ayuden con la solución de su problema comercial (la información cualitativa que necesita para tener éxito), mientras que una Solicitud de cotización pide a los proveedores que indiquen cuánto costará la solución (el información cuantitativa que puede medir).

Formato de Solicitud de Cotización

En la siguiente imagen te mostramos una plantilla para que puedas saber qué cosas debe contener una Solicitud de Cotización y puedas saber cómo se hace.

Formato de un solicitud de cotización o RFQ en la empresa. Descargar plantilla