¿Qué es un software de gestión empresarial (ERP)? Definición y ventajas

¿Sientes a veces que todo depende de ti y sólo de ti? Aprobaciones de proyectos, revisiones de contratos, seguimiento del progreso, entrega de equipos, cumplimiento de plazos… la lista continúa. No es de extrañar que, después de un tiempo, incluso los contratistas más experimentados se sientan un poco abrumados.

Recuerda que siempre hay una solución que puede ahorrarte noches de insomnio, nervios y miles de libras. ¿Se pregunta cuál puede ser el adecuado para usted? Para averiguarlo, siga leyendo y tome nota.

¿Qué es un sistema de gestión empresarial (ERP)?

Así que la respuesta obvia a todos sus problemas es un sistema de gestión empresarial. ¿Qué significa? Un sistema de gestión empresarial (SGE) es el conjunto de procesos, prácticas, políticas y procedimientos utilizados en el desarrollo de la estrategia, la implementación y todas las actividades de gestión relacionadas.

Te ayuda a dar un paso atrás y mirar cada proceso desde una perspectiva particular. Analizando la situación actual e identificando las oportunidades de mejora, puede crear una organización altamente eficiente y eficaz en su empresa. Si quieres saber más sobre las ventajas de invertir en un sistema ERP, hablaremos de ello más adelante en este artículo, ¡no te lo pierdas!

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Un buen sistema ERP permite a su empresa acceder a toda la información que necesita para conocer su situación. Puede navegar de una pantalla a otra (de la contabilidad a los informes) con unos pocos clics, al tiempo que integra estos procesos.

El sistema ERP consta de tres conjuntos principales de funciones:

  • Estrategias de gestión: definir y planificar la dirección de la gestión (políticas, prioridades y preferencias corporativas) para alcanzar objetivos estratégicos específicos. Definir las estrategias y establecer el curso de acción ayuda a tomar decisiones de gestión e influir en ellas.
  • Tácticas de gestión empresarial: enfoques tácticos y técnicas relacionadas con la aplicación de planes y estrategias empresariales. Estos deben ser demostrados y practicados durante el proceso de toma de decisiones.
  • Implementación de la gestión empresarial: incluye directrices (instrucciones, consejos prácticos) y procesos (operaciones y procedimientos) para desarrollar planes empresariales, gestionar tácticas y llevar a cabo tareas cotidianas. Se utiliza para formar al personal en la aplicación de soluciones empresariales y reconocer los planes de aplicación de acuerdo con las tácticas de gestión empresarial.

Beneficios de un ERP

Ha llegado el momento de centrar este artículo en las ventajas de invertir en un sistema de gestión empresarial. Sin embargo, antes de enumerar todas las ventajas de un sistema de gestión empresarial, nos gustaría advertirle de que es posible que no note inmediatamente todos los resultados. Los buenos cambios se producen gradualmente: la empresa y sus empleados necesitan tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema. No tengas prisa, dale tiempo y te sorprenderán los resultados.

Los principales beneficios son

  • Mejor gobernanza: procesos empresariales bien organizados y estructurados.
  • Mayor compromiso de los empleados: un excelente flujo de información significa que todos los empleados participan activamente en el proceso de toma de decisiones.
  • Colaboración: los equipos multifuncionales trabajan juntos para alcanzar los objetivos empresariales.
  • Simplicidad: los procesos son fluidos, sencillos y eficientes; el sistema es fácil de usar, por lo que la navegación entre pantallas es fluida y puede ser realizada fácilmente por cualquier persona con derechos de acceso.
  • Accesibilidad: acceso a las partes del sistema que necesita, independientemente de la hora y la ubicación, al tiempo que se impide la entrada al sistema a quienes no tienen derechos de acceso; el acceso se adapta fácilmente a las responsabilidades y garantiza la seguridad de la información.
  • Prevención de errores: con el software de gestión empresarial, usted introduce la información una sola vez y el sistema hace el resto; esta automatización no deja lugar a errores.
  • Costes: con una solución ERP todo en uno, puede ahorrar el dinero que de otro modo tendría que pagar por paquetes de software que ofrecen diferentes servicios.

Diferencias entre un Sistemas de gestión empresarial y de los sistemas de gestión de proyectos

Los sistemas de gestión de proyectos son términos similares pero diferentes. A diferencia de los sistemas de gestión empresarial, que se centran en los procesos rutinarios que se repiten en patrones bastante predecibles, los sistemas de gestión de proyectos (PMS) se centran en la gestión de procesos únicos e impredecibles. Los proyectos de construcción no repetitivos constan de una serie de actividades, denominadas tareas, que deben gestionarse individualmente mediante un sistema de gestión de tareas.

Los sistemas de gestión de proyectos incluyen herramientas utilizadas para gestionar, organizar y planificar proyectos complejos. Ayudan a los jefes de proyecto y a los equipos a organizar las tareas y completarlas dentro de los límites de tiempo y presupuesto. Por ejemplo, monday.com es un software de gestión de proyectos muy potente y fiable que quizá quieras probar alguna vez.

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